Как перейти на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые начал осуществляться с 2020 года. И с этого момента работникам со стажем разрешается переходить на ЭТК в добровольном порядке, написав заявление.

Переход на электронную трудовую книжку

Перейти на электронные книжки разрешается с окончанием ведения обычной бумажной версии и ее выдачей на руки работнику.

Когда можно перейти?

Перейти можно в любой момент. Поскольку для этого требуется личное согласие человека, он оформляет таковое в письменном виде специалисту, занимающемуся кадровым учетом на предприятии.

При нежелании разрешается отказаться от этой затеи и оставить прежний порядок ведения трудовой книжки.

Она и сегодня имеет юридическую силу документа, отражающего сведения по опыту и стажу.

Порядок действий

В 2020 году общий порядок включал для начала уведомление работников о новом порядке ведения трудовых книжек, принятом в России.

Для этого составлялось специальное уведомление, с которым персонал должен был ознакомиться до конца октября 2020 года. С момента ознакомления с новыми правилами и правами по выбору дальнейшего способа ведения (под роспись) сотрудники могли добровольно прийти и написать заявление о переходе. Люди, трудоустраивающиеся с ноября 2020 года, уведомляются об этом автоматически при подписании всех документов на прием.

Людям, трудоустраивающимся на работу в первый раз с 2021 года и далее, будут оформляться исключительно ЭТК. Это первый шаг к полному переходу на ЭТК в дальнейшем.

Сроки перехода

После октября 2020 и далее у работников с опытом и стажем также будет возможность перейти на ЭТК. Такие четко регламентированные сроки в течение 2020 были поставлены в отношении всех работающих на тот момент людей. И они касались скорее исполнения своих обязанностей по их уведомлению работодателями.

Работники даже при письменном отказе от предоставления сведений для ЭТК будут иметь возможность перейти на них в дальнейшем.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Переход на электронные трудовые книжки не представляет никакой сложности. От работника нужно лишь заполнить лист бумаги. Все остальное делает работодатель и его представитель.

Инструкция пошагово

Сотрудники, трудящиеся на предприятии давно, уже уведомлены о переходе. Некоторые из них уже написали заявление. Остальные вправе сделать это до сих пор в любой момент времени.

Инструкция:

1. Подойти к сотруднику, занимающемуся кадровым учетом на предприятии.
2. Попросить бланк заявления для перехода на ведение трудовой книжки в электронной форме.
3. Заполнить и оставить данному специалисту.

Через некоторое время можно будет смотреть на свою электронную трудовую книжку в персональном кабинете на сайте ПФР. При этом бумажная трудовая книжка при потере необходимости в ней передается на руки работнику и должна быть сохранена в качестве документа, подтверждающего стаж и опыт работы до перехода.

Поступающие на работу граждане по закону должны сами предоставлять информацию о своей предыдущей деятельности.

При помощи выданных на прошлой работе справок и бумажного экземпляра книжки, или оповестив о ведении электронной трудовой книжки.

Заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году

В отделе кадров предприятия работнику должны дать чистый лист или разработанный для заполнения бланк, а также помочь его заполнить. Здесь нет никаких специфичных особенностей по расположению  информационных блоков.

Образец

Можно использовать примерно такое содержание:

1. Шапка: кому и от кого подается заявление.
2. Название документа — «Заявление».
3. Текст с просьбой вести дальше сведения о трудовой деятельности в электронном виде, выдать на руки трудовую книжку.
4. Подпись и дата.

Бланк

Унифицированный бланк отсутствует. Каждому предприятию рекомендуется разработать подходящую форму бланка и утвердить ее для постоянного использования. Оформление должно соответствовать нормам документоведения.

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Данный документ активно подписывался работодателями в 2020 году. Сюда включалось информирование о новом порядке ведения ЭТК с отсылками на новые законодательные акты. После ознакомления с уведомлением человек не обязан был тут же написать заявление о переходе. Сделать он это мог в любое время. Такое право сохраняется до сих пор.

Сейчас работодатель не обязан уведомлять об этом порядке каждый раз при приеме нового работника. Считается, что граждане уже в курсе нового порядка, установленного в России по закону.

Популярные вопросы

Практики по вопросам ведения и перехода на ЭТК накоплено пока немного, поэтому часто у работодателей и работников возникает множество вопросов. Дальше рассмотрены самые популярные из них.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Он не обязателен для тех, кто имеет стаж до 2021 года. Для новичков в вопросе трудоустройства ЭТК создается автоматом. В этой ситуации не предусмотрено выбора и процедуры перехода в принципе. Для остальных возможность перехода существует в любой момент. Она не отменена по окончанию активного периода ознакомления работодателей с новым порядком в период с января по конец октября 2020 года.

Что должен сделать работодатель?

Сейчас работодатель по факту должен принять заявление от сотрудника о переходе независимо от того, уведомлял ли он его в 2020 году или же это недавно принятый человек.

Внимание! При приеме на работу после 10.2020 г. работодателям рекомендуется брать заявление от трудоустраивающихся о том, обращались ли они к другим работодателям по вопросу ведения электронной книжки.

Заключение

Переход на электронные трудовые книжки добровольный для персонала, имеющего стаж до 2021 года. Следует оценить потребность в таком переходе и написать заявление кадровику предприятия, где человек трудится на официальной основе.