Что такое электронная трудовая книжка и как ее посмотреть

Электронная трудовая книжка это удобный сервис сбора данных о трудовом опыте и стаже российских граждан. Благодаря ему при потере или порче бумажной книжки можно воспользоваться электронной версией. Просматривать сведения и запрашивать выписку из электронной книжки разрешается в любое время в онлайн-формате.

Электронная трудовая книжка

Для заведения ЭТК достаточно обратиться к работодателю, а для просмотра — завести личный кабинет на сайте ПФР или запрашивать из нее выписку иными разрешенными способами. Такая выписка подойдет при запросе множества услуг: социальное обслуживание, кредитование и пр.

Что это такое?

О введении в оборот подобного сервиса шли разговоры несколько последних лет. И по итогу возможность пользоваться таким сервисом открылась с начала 2020 года.

Электронная книжка предлагает бесплатный просмотр сведений о своей деятельности и стаже, подвижках по должности  в любой момент времени.

Такие сведения отсылает в ПФР работодатель по заявлению работника. Значит пользование услугой пока имеет добровольный характер. Заведение электронной книжки не означает обязательного отказа от обычной. Пользоваться последней разрешается в привычном режиме. А отказавшись от бумажной трудовой, человек получить ее на руки. Даже после этого она будет служить официальным документом об опыте и стаже человека.

Преимущества

Список преимуществ широкий. И пока что их разрешается оценить, имея одновременно с ЭТК и бумажный экземпляр книжки. Если человеку просто интересно уточнить информацию по датам трудоустройства, точного наименования должности, своего структурного подразделения и т.д., разрешено обратиться к электронной версии книжки.

Запрашиваемая из электронной книжки выписка может пригодиться для обращения во множество сторонних структур.

Например, при необходимости взять кредит или оформить льготы можно заранее заказать эту выписку в личном кабинете ПФР или Госуслуг, лично у работодателя и при посещении МФЦ.

Другие важные преимущества:

• возможность дистанционного оформления пенсии без сбора большого числа документов;
• упрощенное оформление социальных выплат, т.к. госучреждения могут сами запрашивать трудовые сведения у ПФР;
• возможность трудоустройства на дистанционную работу, отправив потенциальному работодателю выписку из ЭТК для подтверждения опыта;
• минимизация ошибок благодаря заполнению и отправке работодателями в ПФР унифицированных форм с данными по сотрудникам.

Отмечается и неплохой уровень безопасности для личных сведений граждан.

Недостатки

Информация о трудоустройстве до 2020 года здесь отсутствует и это основной минус для россиян с большим трудовым опытом. Но для молодых специалистов, поступивших работу впервые в этот период, это не столь важно. Но именно из-за первой категории работников электронная книжка пока является добровольным для пользования сервисом. В последующем будет возможно полностью перейти на такой формат фиксации сведений о рабочей деятельности граждан.

Также в ЭТК отсутствуют сведения о награждениях, которые не просто отражают рост сотрудника и его развитие в профессии.

Работники старой закалки подтверждали такими записями свое желание получить статус ветерана труда. Здесь кроме выработки по годам нужно также предоставлять сведения о наградах.

Также пользователи боятся за кражу и потерю данных, но ПФ заверяет о надежности системы по обоим параметрам. И пока никаких сбоев не происходило.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Посмотреть саму книжку через интернет разрешается на сайте ПФР.

А получить выписку отсюда — по разным каналам. В том числе через Госуслуги. Нужно только не перепутать две разные услуги, предлагаемые этим порталом: заказ извещения о состоянии лицевого счета ПФР и выписка из ЭТК. Первая предлагалась к формированию задолго до появления электронных книжек. В ней представлены сведения об отчислениях в ПФР от работодателей.

Сайт ПФР

На сайте ПФ для просмотра электронной трудовой придется зарегистрировать личный кабинет пользователя.

Процесс не отличается сложностью, зато предоставляет массу возможностей для пользователя.

В кабинете разрешается просматривать не только информацию о трудоустройстве и стаже, но также информацию о пенсии, назначенных социальных льготах (если они проходят и выдаются через систему ПФ, а не другие государственные и муниципальные службы).

У работодателя

Несмотря на наличие электронных книжек, не запрещается обращаться к работодателю для получения отсюда выписки. Представитель работодателя или сам руководитель не будет предоставлять на компьютере доступа в личный кабинет ПФР (за исключением личной инициативы). Сделать это можно на своем персональном компьютере. Но запросить бумажную выписку электронной версии книжки разрешается у кадровика. Она будет точно такой же, как и на сайте ПФ. Достаточно подойти к специалисту и сказать, что вам нужна справка формата СТД-Р.

Получение электронной трудовой книжки

Завести такую трудовую книжку можно через работодателя, у которого человек имеет официальное трудоустройство.

Неофициальный работодатель не станет отсылать в ПФР информацию о сотруднике, который работает на предприятии фактически незаконно (без отчисления по нему налогов).

Соответственно книжки в этой ситуации быть не может. Либо она была заведена другим работодателем ранее, но тогда сведения о последующем официальном трудоустройстве в нее не войдут.

Процедура перехода

Алгоритм действий следующий:

1. Работник устраивается на работу и передает работодателю (а скорее его представителю в лице кадрового специалиста) бумажную трудовую книжку.
2. После заключения трудового договора он пишет заявление, озвучивая свое желание по передаче сведений в ПФР и переходе на ЭТК.
3. Работодатель передает их в установленные для этого сроки.
4. Далее разрешается просматривать свою электронную трудовую в кабинете на ПФР.

При переходе на электронную книжку в бумажной проставляется информация об этом и последующие записи сюда не вносятся. Книжка выдается на руки сотруднику.

Если имеется стаж до 1 января 2020, человек может предъявлять для его отражения бумажную книжку, а после этой даты (или же конкретной даты перехода) — уже электронную.

Из ЭТК можно запрашивать выписку или справку формате СТД-Р. Делается это непосредственно у работодателя, в ПФР, через портал Госуслуг или МФЦ. То есть онлайн или лично.

Заявление

Унифицированных бланков не предусмотрено. Написать такое заявление можно в свободном формате.

Рекомендуемые информационные блоки для включения в заявление:

1. Кому подается документ (должность и ФИО руководителя компании и название последней), а также от кого (должность и ФИО работника) — рекомендуется прописывать эту информацию в правом верхнем углу.
2. Название заявления «О ведении / о переходе на электронную трудовую книжку» — посередине листа.
3. В тексте прописывается конкретная просьба: о дальнейшем ведении трудовой книжки в электронном формате (при оставлении прежней бумажной версии книжки) или о выборе в пользу окончательного перехода на ЭТК с возвратом книжки на руки работнику.
4. Подпись работника и дата написания заявления.

Документ отдается специалисту, занимающемуся на предприятии кадровым учетом.

Популярные вопросы

Вопросов по новому формату ведения книжек с рабочей деятельностью граждан очень много. Дальше приведены ответы на наиболее частые из таковых.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Пока что это достаточно спорный вопрос. Электронные книжки начали вести с января 2020 года. Если имеется стаж до этого момента, то отказываться от трудовой книжки не совсем резонно. Скорее это актуально для людей с малым стажем. Но и в этом случае следует хорошо подумать на счет отказа от письменной версии трудовой книжки. После отказа вернуть прежний распорядок уже не получится. Придется остаться только с электронной трудовой.

Возможность одновременного ведения двух видов книжек имеется.

По заявлению работника работодатель просто вынужден заниматься отправкой отчетов для формирования ЭТК. Заполненная бумажная книжка по-прежнему будет храниться в сейфе у кадровика (условно).

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Ни у кого нет свободного доступа по просмотру информации помимо самого работника. Сведения отправляет работодатель, формирует ЭТК Пенсионный фонд, запрашивают сюда данные МФЦ или портал Госуслуг, а также сам работник. Но посмотреть книжку на сайте ПФ может только ее владелец через личный кабинет.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

Таких расхождений быть не должно. Электронная версия при наличии бумажной полностью повторяет последнюю. Именно на основании сведений с лицевого счета электронной трудовой книжки можно будет в дальнейшем оформлять пенсию на сайте ПФР. Если и случаются какие-то задержки в отражении актуальных данных, то они краткосрочны.

При желании получить в электронном виде сведения о состоянии своего лицевого счета, лучше обращаться за другой услугой. Она представлена на сайте Госуслуг. Это запрос извещения о состоянии ЛС в ПФР.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Этот вопрос на момент прохождения собеседований можно обсудить с потенциальным работодателем. Но по факту при наличии текущего трудоустройства очень удобно предъявить на собеседовании официальную выписку. Желание уйти с прежнего места работы останется в тайне от руководства (на тот случай, если не получится найти новое место).

На момент трудоустройства человек предъявляет имеющийся у него формат книжки.

Если нет бумажной, значит новый работодатель будет ориентироваться на выписку и отправлять в последующем в ПФ сведения о новом трудоустройстве (и изменении сведений) по человеку.

Заключение

Электронная трудовая книжка это удобный сервис для самих работников. По нему пока остается ряд открытых вопросов. Актуальность сервиса можно будет оценить полноценно через некоторый отрезок времени. Пока что система с января 2020 года не дает сбоев, а удобство использования ЭТК при параллельном ведении бумажной версии совершенно очевидно.